Starostwo Powiatowe w Ostrowi Mazowieckiej Biuletyn Informacji Publicznej

Wydziałem Administracyjnym kieruje Sekretarz Powiatu Ewa Suchcicka . 

ul. 3 Maja 68, pokój 13 
Tel.(0-29) 6457100

I.    Wydział Administracyjny prowadzi sprawy organizacyjne, kancelaryjne i gospodarcze Starostwa w tym zadania archiwum zakładowego, sprawy personalne, sprawy informatyczne i ochrony danych osobowych.

II.    Do zadań Wydziału w zakresie spraw organizacyjnych, kancelaryjnych i gospodarczych należy:

1.    zapewnienie sprawnego funkcjonowania Starostwa, w tym koordynowanie i organizacja:

a.    przepływu informacji,

b.    rozpatrywania skarg i wniosków oraz petycji, w tym prowadzenie centralnych rejestrów:

  - skarg i wniosków,

  - petycji,

c.    udzielania informacji interesantom Starostwa,

d.    opracowywania projektów wewnętrznych aktów prawnych dotyczących organizacji pracy oraz funkcjonowania Starostwa,

e.    przygotowywanie koncepcji i rozwiązań organizacyjnych dotyczących działalności Starostwa.

2.    obsługa kancelaryjna Starostwa, w tym:

a.    kierowanie obiegiem dokumentów i pism wpływających do Starostwa, prowadzenie dziennika korespondencji,

b.    obsługa centrali telefonicznej, faksu i poligrafii,

c.    przyjmowanie i wysyłanie korespondencji Starostwa,

d.    maszynopisanie dla Starosty, Wicestarosty i Sekretarza,

e.    obsługa sekretariatu Starosty i Wicestarosty, w tym:

 - prowadzenie spraw związanych z wykonywaniem przez kierownictwo Starostwa funkcji reprezentacyjnych,

 - organizowanie przyjęć interesantów oraz osób zgłaszających się w sprawach skarg i wniosków do Starosty, Wicestarosty, Sekretarza i Skarbnika,

f.    prowadzenie spraw związanych z pieczęciami i tablicami urzędowymi,

g.    gospodarowanie drukami, formularzami oraz materiałami biurowymi,

h.    zapewnienie informacji wizualnej dla interesantów,

3.    prowadzenie dokumentacji dotyczącej kontroli zarządczej, kontroli wewnętrznej i zewnętrznej,

4.    prowadzenie spraw związanych z publikacją aktów prawa miejscowego i innych w dzienniku urzędowym województwa,

5.    prowadzenie zbiorów:

a.    porozumień w sprawie powierzenia zadań innym jednostkom i przyjętych od innych jednostek,

b.    przepisów prawnych wydanych przez Starostę,

c.    aktów prawa miejscowego i innych, przekazanych do opublikowania w Dzienniku Urzędowym Województwa Mazowieckiego,

6.    udostępnianie Dziennika Ustaw i Monitora Polskiego oraz Dziennika Urzędowego Województwa Mazowieckiego:

a.    do wglądu i do pobrania w formie dokumentu elektronicznego,

b.    w postaci elektronicznej do powszechnego wglądu w godzinach pracy urzędu, w miejscu do tego przeznaczonym i powszechnie dostępnym,

7.    prowadzenie ewidencji zbiorów bibliotecznych Starostwa,

8.    prowadzenie spraw w zakresie ubezpieczenia majątku znajdującego się w dyspozycji Starostwa,

9.    prowadzenie rejestru upoważnień pracowników Starostwa do załatwiania spraw w imieniu Starosty, według projektu przekazanego przez właściwą komórkę organizacyjną,

10.    prowadzenie zbioru upoważnień do wydawania decyzji w imieniu Starosty, do załatwiania spraw w imieniu Starosty oraz pełnomocnictw,

11.    prowadzenie spraw administracyjno - gospodarczych, w tym:

a.    unowocześnianie techniki pracy biurowej,

b.    gospodarka budynkami i lokalami biurowymi znajdującymi się w dyspozycji Starostwa,

c.    prowadzenie spraw związanych z dzierżawą, najmem i użyczaniem lokali znajdujących się w dyspozycji Starostwa,

d.    zabezpieczenie warunków pracy pracowników Starostwa odpowiadających zasadom bezpieczeństwa i higieny pracy,

e.    zabezpieczenie budynków i mienia ruchomego znajdującego się w dyspozycji Starostwa,

f.    prowadzenie doraźnych remontów i konserwacji urządzeń energetycznych, c.o., wodno- kanalizacyjnych, centrali telefonicznych,

g.    rozliczanie kart drogowych i paliwa,

h.    prowadzenie ksiąg środków trwałych i środków o charakterze wyposażenia,

i.    prowadzenie doraźnych remontów i konserwacji lokali biurowych oraz wyposażenia,

j.    zapewnienie łączności telekomunikacyjnej i obsługi transportowej,

k.    koordynowanie czynności polegających na utrzymywaniu porządku i czystości posesji, pomieszczeń biurowych, sanitarnych i innych pomieszczeń Starostwa oraz wokół obelisku upamiętniającego Powstanie Styczniowe – wykonywanych przez Ostrowską Spółdzielnię Socjalną.

12.    w zakresie zadań realizowanych przez Archiwum:

a.    przyjmowanie akt spraw zakończonych od poszczególnych komórek organizacyjnych,

b.    współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie prawidłowego opracowania dokumentacji i przygotowania akt w celu przekazania do Archiwum,

c.    przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,

d.    inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu,

e.    sporządzanie okresowego zestawienia stanu ilościowego zasobu Archiwum, z podziałem na kategorie archiwalne, zgodnie z obowiązującymi wymogami,

f.    udostępnianie akt komórkom organizacyjnym oraz osobom upoważnionym,

g.    przekazywanie materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego oraz współpraca z nim,

h.    nadzorowanie stosowania w Starostwie instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt,

13.    realizacja zadań wynikających z ustawy o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami,

14.    koordynacja czynności związanych z procedurą zgłaszania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń wewnętrznych,

15.    prowadzenie spraw dotyczących oświadczeń majątkowych składanych staroście, w tym ich przyjmowanie i przechowywanie.

16.    prowadzenie spraw związanych z udziałem powiatu ostrowskiego w Ostrowskiej Spółdzielni Socjalnej.

III.    Do zadań Wydziału w zakresie spraw personalnych należy:

1.    prowadzenie spraw kadrowych pracowników Starostwa oraz kierowników jednostek organizacyjnych Powiatu, w tym:

a.    prowadzenie akt osobowych pracowników Starostwa,

b.    prowadzenie akt osobowych kierowników jednostek organizacyjnych, w okresie zatrudnienia na stanowisku ( po zakończeniu zatrudnienia na stanowisku kierownika jednostki akta zwracane są do pracodawcy, tj. właściwej jednostki organizacyjnej),

c.    planowanie i realizacja polityki kadrowej i funduszu wynagrodzeń,

d.    opracowywanie analiz i informacji o sytuacji kadrowej oraz sporządzanie sprawozdań z sytuacji kadrowej,

e.    prowadzenie dokumentacji związanej z naborem na stanowiska urzędnicze w Starostwie oraz na stanowiska kierowników jednostek organizacyjnych, z wyłączeniem dyrektorów szkół i placówek oświatowych,

f.    prowadzenie spraw rentowych i emerytalnych pracowników Starostwa,

g.    prowadzenie spraw dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy, w tym organizacja szkoleń bhp i prowadzenie dokumentacji bhp,

h.    prowadzenie spraw związanych ze stażami pracowniczymi, praktykami uczniowskimi i studenckimi odbywanymi w Starostwie,

2.    planowanie i organizacja szkoleń, dokształcania i doskonalenia zawodowego,

3.    prowadzenie spraw pracowników związanych z realizacją Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,

IV.    Do zadań Wydziału w zakresie spraw informatycznych i ochrony danych osobowych należy:

1.   koordynowanie działań związanych z definiowaniem, opisem, aktualizacją, monitorowaniem oraz usprawnianiem procesów informatycznych Starostwa,

2.    zapewnianie prawidłowej pracy sprzętu komputerowego, infrastruktury sieciowej i oprogramowania,

3.    utrzymanie organizacji systemu teleinformatycznego, w tym elektronicznego obiegu dokumentów,

4.    zapewnienie obsługi podpisu elektronicznego osób uprawnionych do jego posiadania,

5.    obsługa techniczna biuletynu informacji publicznej i strony internetowej starostwa, ePUAP, eDoręczenia,

6.    obsługa techniczna oraz wsparcie informatyczne sesji rady i posiedzeń zarządu,

7.    prowadzenie spraw związanych z ochroną danych osobowych wynikających z polityk bezpieczeństwa danych i instrukcji zarządzania systemami informatycznymi, w szczególności:

a.    nadzorowanie opracowania i aktualizacji polityk ochrony danych obowiązujących w starostwie,

b.    podejmowanie odpowiednich działań w przypadku wykrycia incydentów związanych z naruszeniem bezpieczeństwa danych,

c.    nadzorowanie stosowanych środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę danych osobowych przetwarzanych w systemie informatycznym,

d.    bieżące utrzymanie systemów informatycznych służących do przetwarzania danych osobowych i ich funkcjonowania, zapewniające ich poufność, integralność i dostępność,

e.    zarządzanie systemem komunikacji w sieci komputerowej oraz przesyłanie danych za pośrednictwem urządzeń teletransmisji w sposób zapewniający bezpieczeństwo wymiany danych,

f.    nadzorowanie funkcjonowania mechanizmów uwierzytelniania użytkowników w systemie informatycznym oraz kontrola dostępu do danych osobowych,

g.    wykonywanie kopii bezpieczeństwa elektronicznych zbiorów danych osobowych oraz ich okresowe sprawdzanie,

h.    zarządzanie indywidualnymi identyfikatorami i hasłami do systemu informatycznego,

i.    prowadzenie ewidencji użytkowników systemów informatycznych służących do przetwarzania danych osobowych,

j.    zapewnienie legalności oprogramowania wykorzystywanego w systemach informatycznych służących do przetwarzania danych osobowych.

v20240829